ده توصیه برای مذاکره ی موفق

مذاکره واقعا یک هنر اکتسابی است. ممکن است کسب این مهارت حتی برای حرفه‌ای‌ترین‌های کسب‌وکار هم سخت باشد. مانند هر هنر دیگری، این هنر هم باید سوهان بخورد و پرداخت شود. رسیدن به یک توافق بهتر ممکن است باعث احساس شادی و منفعت شود. بنابراین، سؤال این است که چطور می‌توان یک مذاکره خوب داشت؟ این ممکن است کمی دشوار باشد، خصوصا اگر ظاهرا تمام کارت‌ها، دست طرف مقابل باشد. در این مقاله، به ارائه‌ی ده توصیه برای رسیدن به یک توافق خوب می‌پردازیم.

خواسته های خودرا راحت بیان کنید.

مذاکره‌کنندگانِ موفق افرادی جسور هستند و همه چیز را به چالش می‌کشند؛ آنها می‌دانند که در مورد همه چیز می شود راحت مذاکره کرد. من این را «شعور مذاکره» (negotiation consciousness) می‌نامم. «شعور مذاکره» موضوعی است که باعث تفاوت بین مذاکره‌کنندگان و سایر مردم این سیاره می‌شود.

جسور بودن یعنی خواسته ی خود را بیان کنید  و جواب نه را نپذیرید. تمرین کنید تا بدون اضطراب یا خشم، احساس خود را بیان کنید. بگذارید دیگران به شیوه‌ای غیرتهدیدآمیز متوجه چیزی که می‌خواهید، بشوند. واژه‌ی «من» را تمرین کنید. به عنوان مثال، به جای اینکه بگویید «نباید این کار را انجام بدهی»، سعی کنید از «من با اینکه این کار را انجام بدهی راحت نیستم» استفاده کنید.

به خاطر داشته باشید که جسور بودن با خشن بودن متفاوت است. وقتی در عین فکر کردن به منافع خود، به منافع دیگران هم احترام می‌گذارید، دارید جسارت به خرج می‌دهید اما زمانی که بدون توجه به منافع دیگران، تنها منافع خود را می‌بینید، در واقع خشن هستید. جسور بودن بخشی از شعور مذاکره است.

«چالش» یعنی ارزش ظاهری چیزها را نپذیرید. یعنی به نگرش خود احترام بگذارید. . شما باید بتوانید تصمیمات خودتان را بگیرید، نه اینکه هر چیزی که به شما گفته می‌شود باور کنید. این در عمل یعنی شما حق دارید قیمت ماشین جدیدتان را زیر سؤال ببرید. این یعنی شما موظف هستید نسبت به هر چه در روزنامه می‌خوانید و یا در اخبار می‌شنوید، شک داشته باشید. تا زمانی که تلاش نکنید صحّت موضعِ طرف مقابل را به چالش بکشید، نمی‌توانید مذاکره کنید.

شنونده ی خوبی باشید.

تعداد آدم‌هایی که نمی‌توانند دست از صحبت کردن بردارند حیرت‌انگیز است. اما مذاکره‌کنندگان کارآگاه هستند. آنها سؤالات کلیدی می‌پرسند و بعد ساکت می‌شوند. طرف مقابل مذاکره خودش همه چیز را به شما خواهد گفت، شما فقط باید گوش کنید.

بسیاری از مشکلات را می‌توان به سادگی حل کرد؛ البته اگر یاد بگیریم چطور گوش کنیم. نکته این است که گوش کردن، هنر فراموش شده‌ای است. آنقدر حواسمان به این است که دیگران حتما حرف‌های ما را بشوند، فراموش کرده‌ایم باید گوش کنیم.

شما باید اجازه دهید طرف مقابل  بیشتر حرف‌ها را بزند و از این طریق به شنونده‌ی مؤثری تبدیل شوید. از قانون هفتاد/سی (۷۰/۳۰) پیروی کنید. یعنی هفتاد درصد گوش کنید و تنها سی درصد صحبت کنید. با پرسیدن سوالاتی با پایان باز، مذاکره‌کننده‌ی مقابل را مجبور به صحبت کردن کنید؛ سوالاتی که نتوان با یک «بله» یا «نه»‌ی ساده به آنها پاسخ داد.

کارتان را انجام دهید.

این کار را کارآگاهان انجام می‌دهند. تا جایی که می‌توانید پیش از مذاکره اطلاعات را جمع‌آ بندی کنید. نیازهای آ‌نها چیست؟ چه فشاری احساس می‌کنند؟ چه گزینه‌هایی دارند؟ انجام دادن این تکالیف، برای مذاکره‌ی موفق حیاتی است. بدون درک وضعیت طرف مقابل نمی‌توانید تصمیم دقیقی بگیرید. هرچه اطلاعات بیشتری درباره‌ی افرادی که با آنها مذاکره می‌کنید داشته باشید، قوی‌تر خواهید شد. افرادی که دائما پول خود را روی میز می‌گذارند، احتمالا نتوانسته‌اند وظایفشان را به درستی انجام  انجام دهند.

همیشه برای ترک مذاکره اماده باشید.

من این قانون را به افتخار و به اسم خودم، «قانون برودو» (Brodow’s Law) نامیده‌ام. به عبارت دیگر، هرگز بدون اینکه چندین راه داشته باسید وارد مذاکره نشوید. اگر زیاد به نتیجه‌ی مثبت یک مذاکره امید بسته باشید، توانایی نه گفتن را از دست خواهید داد. زمانی که به خودتان بگویید «اگر به توافقی که رضایت‌بخش نباشد نرسیم، مذاکره را ترک خواهم کرد»، طرف مقابل متوجه خواهد شد که جدی و مصمم هستید. عزم شما آنها را مجبور به سازش خواهد کرد. مشتریان اغلب از من می‌پرسند «اگر بخواهی فقط یک توصیه درباره‌ی مذاکره به من کنی،‌ چه می‌گویی؟» جواب من بدون درنگ این است که «همیشه آماده باش که مذاکره را ترک کنی». دقت داشته باشید که من نمی‌گویم حتما مذاکره را ترک کنید، اما اگر گزینه‌ی اتمام مذاکره را در نظر نگیرید، شاید مجبور شوید به خواسته‌های طرف مقابل تن بدهید. اگر  گزینه‌های دیگری هم در اختیار داشته باشید، آنگاه طرف مقابل هم این توان و قدرت درونی شما را حس خواهد کرد.

با حوصله باشید.

صبور بودن برای افراد  خیلی سخت است. ما می‌خواهیم هرچه زودتر کار را تمام کنیم.عجله باعث می شود که اشتباه کرده و پولتان را روی میز از دست بدهید، وجود دارد. اگر طرف مقابل عجله داشته باشد، صبوری شما می‌تواند برایش ویرانگر باشد، زیرا او به این باور می‌رسد که شما برای انجام معامله، تحت فشار نیستید. پس چه کار می‌کند؟ او برای اینکه شما را ترغیب به موافقت کند، امتیاز خواهد داد.

بلندپروازی یک گزینه ی خوب است.

مذاکره‌کنندگان موفق، افرادی خوش‌بین هستند؛ اگر اهداف بیشتری داشته باشید، چیز بیشتری کسب خواهید کرد. یک استراتژی اثبات شده برای دستیابی به نتایج بهتر این است که با موضعی تهاجمی آغاز کنید. فروشندگان باید از خریدار، قیمتی بیش از آنچه انتظار دارند بخواهند و خریدار هم باید پیشنهادی کمتر از آنچه حاضر است پرداخت کند، بدهد. افرادی که هدف‌شان بزرگ‌تر است عملکرد بهتری دارند. در این حالت است که خوشبینی شما به یک پیش‌گویی خودانجام (Self-fulfilling prophecy) تبدیل می‌شود، خوش‌بینی و انتظار، خودش باعث می‌شود شرایط وقوعش فراهم شوند. در مقابل، اگر انتظارات‌تان پایین باشد،‌ احتمالا به نتیجه‌ای کمتر از نتیجه‌ی مطلوب خواهید رسید.

روی نقاط ضعف طرف مقابل زوم کنید.

ما به خاطرهدف هایی که تصمیم به معامله گرفته‌ایم معمولا تمایل داریم روی فشاری که به خودمان می‌آید تمرکز کنیم. این همان داستان کهن است که می‌گوید «مرغ همسایه غاز است». حواستان باشد در این دام نیفتید .چرا که، علیه خودتان عمل کرده‌اید و طرف مقابل قوی‌تر به نظر خواهد رسید. وقتی روی محدودیت‌های خودتان تمرکز می‌کنید، اصل ماجرا را نمی‌بینید. اما یک مذاکره‌کننده‌ی موفق می‌پرسد «طرف مقابل در مذاکره تحت چه فشاری است؟» وقتی که دلایل طرف مقابل برای تسلیم شدن را بشناسید، احساس قدرت بیشتری خواهید کرد. بخش بزرگی از قدرت مذاکره‌ی شما از فشار روی طرف مقابل نشأت می‌گیرد.اگر طرف مقابل در ظاهر هم بی‌خیال هم به نظر برسند، باز ناگزیر نگرانی‌هایی دارند. کار شما این است که کارآگاه باشید و این نگرانی‌ها را ریشه‌یابی کنید. اگر کشف کردید که آنها تحت فشار هستند، که مطمئنا هم هستند، دنبال راه‌هایی بگردید که بتوانید از این فشار برای رسیدن به نتیجه‌ی بهتر برای خودتان استفاده کنید.

به طرف مقابل مزیت های همکاریتان را بیان کنید.

مذاکره‌کنندگان موفق همیشه  سعی دارد از دید طرف مقابل به قضیه نگاه کند.  هر کسی دنیا را به شکلی متفاوت می‌بیند، بنابراین اگر بتوانید سر از دید طرف مقابل به قضیه دربیاورید، یک گام پیش خواهید افتاد. به جای اینکه سعی کنید در مذاکره برنده شوید، سعی کنید طرف دیگر مذاکره‌ را درک کنید و به او راه‌هایی برای دستیابی به احساس رضایت نشان دهید. فلسفه‌ی من در مذاکره، باور راسخ به این است که هر دو طرف در یک قایق نشسته‌اند. اگر به طرف مقابل احساس رضایت بیشتری دهید، او هم تمایل بیشتری به برطرف کردن نیازهای شما خواهد داشت. این به آن معنا نیست که باید تسلیم مواضع او شوید. رضایت یعنی منافع اساسی او تأمین شود، نه اینکه تمام خواسته‌هایش برآورده گردد. منافع اساسی را با مواضع/تقاضاها اشتباه نگیرید. موضع/تقاضای او چیزی‌ست که می‌گوید می‌خواهد به دست آورد، اما منافع اساسی چیزی است که او واقعا به آنها نیاز دارند.

با هم بده بستان داشته باشید.

امتیازات یک‌جانبه خودابطال‌گرند. هر وقت چیزی می‌دهید، در مقابل چیزی بگیرید. همیشه یک ارتباط ایجاد کنید. این یک جمله ی کلیدی است : «این کار را خواهم کرد، اگر شما این کار را بکنید». در غیر این صورت دارید از طرف مذاکره دعوت می‌کنید که از شما امتیاز بگیرد. زمانی که چیزی را بلاعوض به او می‌دهید، او احساس می‌کند این امتیازها حق اوست و تا زمانی که امتیازهای بیشتری نگیرد راضی نخواهد شد. اما اگر او مجبور شود از شما امتیاز بگیرد، احساس رضایت بیشتری نسبت به زمانی خواهد داشت که این امتیاز را در برابر هیچ و پوچ به دست آورده باشد.

مذاکره را شخصی نکنید، حاشیه نروید.

به کرات اتفاق می‌افتد که مذاکرات به  دلیل اینکه یک یا هر دو طرف مذاکره به دلیل مشکلات شخصیِ بی‌ربط به معامله از مسیر منحرف شده‌اند، به شکست بیانجامد. مذاکره‌کنندگان موفق روی حل مشکلات تمرکز می‌کنند، که یعنی چطور به توافقی برسیم که به نیازهای هر دو طرف پاسخ بدهد. تمرکز وسواسی روی شخصیت طرفِ مذاکره یا روی مسائلی که مستقیما به معامله مربوط نیستند می‌تواند باعث کارشکنی در روند مذاکره شود. اگر کسی گستاخ است یا کار کردن با او سخت است،‌ سعی کنید رفتار او را درک کنید و حرف و رفتارش را به خود نگیرید.

به اهداف طرف مقابل کاملا آگاه باشید.

پیش مذاکره  حداقل‌های  نیاز خود را بشناسید. دانستن کف خواسته‌های خودتان و همچنین اینکه چه چیزهایی «غیرقابل مذاکره» است، به شما کمک زیادی خواهد کرد. دانستن این موضوع قبل از ورود به مذاکرات به این دلیل مهم است که بسیاری اوقات در هیجانات مبادله و مذاکره برای رسیدن به یک توافق، طرفین وسوسه می‌شوند برای دستیابی به توافق، به سازش‌هایی تن بدهند که تمایلی به آنها نداشته‌اند.

با مدیر اصلی مذاکره کنید.

در صورت امکان، با زیردست‌ها مذاکره نکنید. مطمئن شویدمذاکره کننده ، قدرت و اختیارات لازم برای تایید توافق مورد مذاکره را داشته باشد. آخرین چیزی که می‌خواهید این است که مجبور شوید برای رسیدن به توافق زمان و انرژی غیرضروری بگذارید، آن هم فقط به این دلیل که روال پر شتاب مذاکره در میانه‌ی راه به خاطر لزوم موافقت مدیری دیگر از شرکتِ مقابل، به مانع بزرگی برخورد کرده است. مذاکره‌تان را با بالارتبه‌ها شروع کنید تا کمترین اتلاف وقت را داشته باشید.

توافق را مکتوب کنید.

پس از آنکه به توافق کلامی رسیدید زمان آن است که این قرار داد را مکتوب کنید.  در واقع، بعد از هر ارتباطی، مطمن شوید که خلاصه‌ای از بحث (از طریق ایمیل یا ابزار دیگر) ثبت شده باشد، تنها برای اینکه مطمئن باشید زمانی که جوهر توافق خشک شد، هر دو طرف هنوز به آن پایبند خواهند بود. داشتن جزئیات کتبیِ توافق می‌تواند در صورت به شکست انجامیدن مذاکرات در آینده به هر دلیلی، مفید باشد.

بهترین توافق چیست؟

در بهترین شرایط توافق، هر دو طرف مذاکره سود خواهند برد.در اصل، هر دو طرف باید احساس کنند که به نتایج خوبی رسیده‌اند. هرگز بدون هدفِ دستیابی به بهترین نتیجه برای طرف مقابل، وارد مذاکره نشوید؛ بلکه با هدف پیدا کردن زمینه‌های مشترکی که همه‌ی طرفین درگیر را بهره‌مند می‌کنند وارد مذاکره شوید.

برای توافق زمانی تایین کنید.

زمانی که توافقی حاصل می‌شود، یک جدول زمانی واقعی هم برای اجرایی شدن آن لازم است. مهم است که هر دو طرف مذاکره انتظارات واقعی از توافق داشته باشند. جدول زمانی باید بخشی از توافق اولیه باشد تا انتظارات همه واقع‌بینانه شود. همچنین داشتن فهرستی از معیارها، جداول زمانی و برنامه‌ی پرداخت (در صورت لزوم) کمک می‌کند که انتظارات همه‌ی افراد قابل مدیریت شوند.

عملکرد شما همه چیز را تایین می کند.

تمام چیزهای خوب و بد ، زمانی به پایان می‌رسند، بنابراین حتما درباره‌ی اینکه چطور یک توافق به پایان می‌رسد یا فسخ می‌شود بحث کنید. هر دو طرف باید یک استراتژی خروج، برای وقتی که توافق انتظارات آنها را برآورده نکرد، داشته باشند.

در پایان به خاطر داشته باشید که مذاکره بازی‌ای است که به شکل هوشمندانه‌ای طراحی شده است و اگر می‌خواهید با کارت‌هایی که در اختیار دارید بازی کنید، باید قوانین آن را بشناسید.

منبع: آکادمی بال پرواز